Faire rédiger nos emails professionnels par l’intelligence artificielle : vraie ou fausse bonne idée ?   

“Madame”, est trop froid ? “Chère Madame”, trop affectueux ?  “Bonjour”, trop décontracté ?  

Et on pourrait suggérer la même chose, respectivement, pour “Bien à vous”, “Sincèrement”, et “Cordialement”, n’est-ce pas ?  Bref, les formules d’appel et de clôture, dans les emails professionnels, continuent de nous poser question.  Et, parfois, un certain nombre des lignes qui les séparent aussi, des enjeux de fond aux enjeux de forme.  

Or, désormais, ChatGPT, Claude, CoPilot et consors nous proposent une réponse à chacune de nos questions, lèvent chacun de nos doutes. Dans la vie comme au travail : 13, 5 % des petites entreprises de l’Union européenne ont déclaré avoir recours à l’intelligence artificielle en 2024, une tendance quasiment multipliée par trois pour les grandes entreprises.  D’après un rapport de Microsoft et LinkedIn, 31 000 personnes dans 31 pays l’utilisent au travail, et 75 % quotidiennement. 

Mais avons-nous raison de faire appel à l’intelligence artificielle pour la tâche bien spécifique de l’écriture d’emails au travail ? 

L’intelligence artificielle nous fait-elle gagner du temps dans l’écriture de nos emails professionnels ?  

Écrire prend du temps. Ainsi, en toute logique, faire écrire nos contenus par un robot nous libère du temps, en particulier pour nous adonner des tâches qui ont a priori une plus grande valeur ajoutée : celles qui exigent davantage d’attention, de réflexion, de stratégie. Du point de vue de celui qui écrit l’email, peut-être. Mais du point de vue de celui qui le reçoit ? En moyenne, les employés en entreprise reçoivent 117 emails par jour , et 40 % des lectures d’emails ont lieu avant 6 h du matin selon une récente étude américaine.Si l’écriture des emails est désormais entièrement déléguée à l’IA, cela engendrera inexorablement davantage d’emails, et donc davantage de lecture et de temps passé à s’y consacrer.  

Les emails écrits par l’intelligence artificielle sont-ils de meilleure qualité ?  

Le savoir de l’intelligence artificielle est infini, et ses capacités à comprendre et générer du texte dans tous les domaines possibles sont avérées. Ainsi, on peut considérer que, sur le strict plan de l’expertise et de la théorie, elle apporte une valeur ajoutée non négligeable au contenu des emails professionnels.  

Sur le plan formel, nous avons tendance à penser que l’IA, robot irréprochable, écrit mieux que l’humain, qui lui nn’est pas à l’abri de fautes d’orthographe, de grammaire, de tonalité ou de registre. En outre, si le prompt sur le besoin est clair, le rendu sera limpide.  

Vraiment ? D’abord, l’IA n’est pas toujours la reine de la dictée. ChatGPT a obtenu 589/1000 en orthographe et 7/9 en expression au Certificat Voltaire. Pour l’équipe du Projet Voltaire qui l’a mise au défi, bien appliquer les règles existantes, en particulier les règles d’accord, exige un raisonnement humain contextuel, et non un calcul de probabilités. Dans le même esprit, Raphaël Haddad, docteur en Sciences de l’Information et de la Communication, suggère que la fluidité de l’IA dans l’écriture est une illusion, car “un raisonnement peut être fluide et pourtant faux. C’est le principe des sophismes.” 

Une écriture personnelle et créative, un avantage différenciant au travail ?  

Qu’on le conscientise ou non, nous avons tous et toutes un style éditorial, “une patte”, “un ton de voix”, une façon de parler et d’écrire qui ne ressemble qu’à nous. Au travail, face à nos collègues et à nos managers, notre façon d’écrire est donc un avantage différenciant, qui nous rend attrayant et contribue à notre valeur sur le marché. Si l’on délègue l’écriture de nos emails professionnels à l’IA, notre unicité risque de disparaître au profit d’un procédé d’agencement éditorial pur, l’”uncreative writing” , écriture sans âme dénoncée par Kenneth Goldsmith dans L’écriture sans écriture (2018). Les géants de la tech commencent à s’en apercevoir, et imaginent des outils en conséquence. Google avec Gmail vient par exemple de lancer “Help me write”, qui permet à l’IA d’accéder à nos anciens emails pour proposer des écrits qui nous ressemblent.  

L’IA nous priverait-elle d’un exercice intellectuel salutaire ? 

En croyant se libérer du temps pour quelque chose de plus significatif, il n’est pas impossible que l’on fasse fausse route. Car écrire a de la valeur en soi, même au travail. Comme le suggère l’éditorialiste Philippe Bernard dans Le Monde : “écrire ce n’est pas seulement communiquer, mais organiser ses idées pour comprendre le monde.” Pour Bruno Patino, dans Le Temps de l’obsolescence (2026), l’IA porte en elle le danger d’une “lente atrophie [du cerveau] par la réduction de ses capacités cognitives et réflexives”.  Au-delà des seules conséquences cognitives, l’impact délétère de la dépendance à l’IA sur la santé mentale au travail commence à être documenté. 

Les emails , créateurs de lien, ciments relationnels ? 

En conséquence, Bruno Patino appelle à créer “un ordre d’intelligence artificielle centré sur l’être humain, qui soit au service du lien.” Car n’oublions pas que, lorsque j’écris un email à quelqu’un, dans la sphère personnelle comme au travail, je suis d’abord un être humain qui s’adresse à un autre être humain, au-delà de l’information stricte que je souhaite lui communiquer. C’est la fonction phatique du langage, théorisée par Roman Jakobson dans son Essai de linguistique générale (1963) : écrire permet d’abord d’entretenir la relation. 

L’intervention de l’IA, une menace pour la confiance en entreprise ? 

Maintenir un lien de qualité entre collègues implique en premier lieu de ne pas menacer la relation de confiance. Or recevoir un email où subsiste encore la trace du prompt, qui était destiné à quelqu’un d’autre, ou si évidemment froid et impersonnel que son origine laisse peu de doutes est relativement déplaisant. Cela tarit l’image que l’on a, non seulement de l’éthique et de la force du travail de celui qui nous l’a envoyé, mais également, et c’est peut-être là le plus douloureux, de la considération qu’il nous accorde. 

Un usage modéré, ou plus subtil de l’IA, pour limiter les risques ? 

D’après une étude du Journal of Pyschology,  seuls 40 à 52 % des destinataires d’emails écrits avec un haut niveau de recours à l’IA ont cru les auteurs sincères, contre 83 % lorsque l’IA avait été sollicitée plus modérément, ce qui a eu des conséquences sur la confiance des seconds à l ‘égard des premiers. Une étude du Warrington College of Business de l’Université de Floride va dans le même sens : malgré des impressions de professionnalisme, les employés qui utilisent l’IA à des niveaux moyen à haut pour des emails de routine mettent en jeu leur crédibilité. De manière générale, révéler qu’on a utilisé l’IA pour rédiger un email joue sur la confiance que l’on nous accorde. Cela peut même aller jusqu’à impacter notre motivation à entreprendre les actions liées à cet email. Par ailleurs, l’étude suggère que l’on a tendance à être plus indulgent avec son propre degré d’utilisation de l’IA au travail qu’avec celui des autres, et notamment nos managers.  

Si les robots sont plus rapides et plus savants que nous, ils n’écrivent pas toujours mieux nos emails professionnels. Car écrire en entreprise exige un raisonnement contextuel, une maîtrise des signaux faibles, une subtilité relationnelle. En outre, notre style d’écriture contribue à notre valeur ajoutée sur le marché. Surtout, l’email est un levier relationnel significatif en entreprise, un signe de considération adressé à nos collègues. Renoncement complet ou usage plus nuancé ? La question reste à l’étude. 

Alice Mikowski, avec Marie Donzel, pour le Programme Octave

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